Questions & Answers

TA/RA

Am I eligible to be a TA?

Appointments are offered as an incentive to enrollment or awarded by the Department Chair among qualified students that have applied. Qualified candidates must be in good academic standing and not guilty of academic misconduct.

Independent undergraduate students may be ineligible as they do not have any departmental affiliation and most Teaching Assistantships are administered through the departments.

How do I apply for a Teaching Assistantship or Marker contract?

To apply, a student must submit a written request, in the manner required by their department, along with a current curriculum vitae, at least one (1) month prior to the beginning of an academic term. When a student does not apply within this deadline, late applications may be considered.

Each department is required to post electronically, and if possible before the beginning of the academic term, appointments that are expected to remain available during the upcoming academic term, after those awarded to students as an incentive for enrollment. The posting will state the course for which the appointment is available and the requirements for the appointment. The posting period shall be 10 days. Should an appointment become available after the beginning of the academic term, the department may decide to post or may select a candidate amongst the students meeting the requirements who have submitted their application, as mentioned above.

The manner in which appointments are posted electronically may vary with each department. Thus, while the Faculty of Fine Arts submits job postings to an online forum, the Faculty of Arts and Science may contact eligible candidates via email. TRAC recommends that candidates communicate with their respective department to inquire about the availability of appointments.

I have been offered a contract. What are the steps to follow?

Before signing a contract

When a student is assigned a contract, they must meet with the course instructor and fill out a workload form. The workload form is a document that details the tasks to be completed and the amount of hours assigned to each task. Upon agreement of the workload between student and course instructor, the document is to be signed by both parties. Any subsequent modification to the workload document requires the consent of both parties. You can find the workload form template here. Once this document is signed, both parties shall proceed to the signing of an employment contract. According to Article 15.06 of the Collective Agreement “The Employer shall determine the hours of work allocated to a contract taking into account preparation time, contact hours in the lab, classroom or office, and marking time.

Signing an employment contract

A employment contract is legally binding. The Employee is required to complete the work agreed upon in the workload form for the duration of the contract.  Work shall not be assigned before an employment contract is signed by the student, course instructor and department chair. As per Article 15.07, “The University shall inform a Member of the duties to be performed and the hours of work prior to signing a contract. All contracts shall be signed before the work begins.” Be sure to check the start and end dates of the contract. It is the charge of the course instructor to assign work within the contract dates. Employees are not required to work outside of the contract dates. Any hours that remain after the end of a contract shall be considered completed. Course instructors shall not ask that remaining work hours be completed after a contract expires. Immediately after a contract is signed, the Employee shall be presented with a union membership form.

I am being asked to work overtime. What do I do?

All work must be done under contract. You can refuse additional work. It may happen that you use all the hours of the contract before the workload in complete. If you wish to continue doing the work, you should notify the Employer immediately and ask that a new contract be signed to compensate for the extra hours. TRAC strongly encourages our members to track their hours with work log forms found here, to document the work and to communicate with the Employer via email throughout the contract period, which helps justify the need for a new contract. You are not required to continue working if you do not receive a new contract. If you are being pressured into working without a contract, contact TRAC’s Grievance Officer ([email protected]).

What is the difference between Teaching Assistants and Markers?

Teaching Assistants (TA) tasks may include in-class presentations and laboratory demonstrations, leading discussions, assigning and grading work, holding office hours, and communicating with students via email. Markers are expected to grade assignments under the direction of the professor. Email and office hours are sometimes expected but contact with students is minimal.

Currently, the Employer (Concordia University) has instituted a policy whereby if more than 10% of a TA’s tasks are allocated to marking, a separate contract may be issued for the marking portion. Thus, Teaching Assistants may be asked to sign a supplemental Marker contract and paid the Marker rate as per Article 15.05 “Marking duties may be the object of separate marker contracts.”

How do I become a Union Member?

After signing a contract, any TA, RA or Marker shall be presented a Union Membership Form. The form will be sent to the TRAC office and the Employee shall henceforth be considered an active member for 365 days. Please note, If the Employee refuses to complete the union membership form, they are still a union member, entitled to use TRAC services. However, they will not be considered “active” and shall not be allowed to vote in general assemblies or elections. All union members are obligated to pay union dues of 1.7% of wages earned. Failure  to sign the union membership form does not release the Employee from this obligation, according to the Rand Formulain Canadian Labour Law. TRAC encourages all members to sign Union Membership Forms and actively participate in union activities. Above all, democratic participation, transparency and accountability are the foundation of a healthy union.

During the contract period

TRAC strongly recommends that all work hours be recorded and communicated to the Employer. A work log form can be found here. Tracking work hours ensures that work is proceeding according to the workload form. Should the hours worked not correspond with those assigned in the workload form, Employees should communicate with the course instructor to revise the workload form. If extra hours are allocated as a result of revisions, a supplemental employment contract shall be signed. TRAC members are not to be issued payment via timesheets.

Can I take a leave of absence?

Yes, you can request a leave of absence. There are several types of leaves of absence covered under the Collective Agreement, including traveling to academic conferences and preparation for comprehensive exams, for example.

Leave of absence

TRAC members are eligible for leaves of absence, as outlined in Article 18 of the Collective Agreement.

Academic Leave
  1. A Member who is requested to attend an academic conference by her/his academic supervisor shall be granted a leave of absence without pay to participate. If alternative work arrangements can be made with the course supervisor such leave shall be paid leave.
  1. A Member may, at least two weeks ahead of time, request leave to prepare for a comprehensive examination, or the defence of a proposal, thesis or a research report as part of her/his academic training. Subject to agreement with his course supervisor, such leave may be granted without pay for up to one (1) week. If alternative work arrangements can be made with the course supervisor such leave shall be paid leave.
Leave to attend the birth or adoption of a child
  1. A Member may be absent from work for five (5) days at the birth of their child, the adoption of a child or where there is a termination of pregnancy in or after the twentieth (20th) week of pregnancy. The first two (2) days of absence are without loss of pay, if the Member is credited with sixty (60) days of uninterrupted service.
  1. A Member must advise their course supervisor of their absence as soon as possible.
Adoption, Maternity, Parental and Paternity Leave
  1. The Employer shall conform with the Quebec Act respecting Labour standards in all matters related to Adoption, Maternity, Parental and Paternity Leave. See: http://www.cnt.gouv.qc.ca/en/all-standards/index.html.
Bereavement Leave
  1. In the event of the death of a Member’s spouse, child, their spouse’s child, or their father, mother, brother or sister the member may be absent from work for up to five (5) consecutive days, one of which will be without loss of pay.
  2. If a Member must travel outside Quebec, they can be away for a longer period after reaching agreement with their course supervisor.
  3. A Member can be away from work for one (1) day without pay for the death or funeral of a son-in-law, daughter-in-law, one of their grandparents or one of their grandchildren, and the father, mother, brother or sister of their spouse.
Jury Duty
  1. A Member shall be granted leave of absence without pay for the periods where they are required to serve as a juror.

I have had my contract cancelled, been fired or dismissed. What are my rights?

Cancellation of a contract

Article 15.08 of the current Collective Agreement stipulates that “[w]hen the Employer cancels a contract for an administrative reason, the Employer shall, at its discretion, either offer the Member an equivalent appointment or pay the Member one week’s wages in lieu of notice. The Member cannot refuse such appointment.” If you have had a contract terminated, be sure to reach out to TRAC’s Grievance Officer ([email protected]), as what constitutes an “administrative reason” may require clarification.

Dismissal and Discipline

You cannot be fired or dismissed without first being issued verbal and written warnings. You are allowed to have a TRAC  representative present at any disciplinary hearing. – Article 14.01.

No disciplinary measures shall be imposed without just and sufficient cause, of which the burden of proof rests with the Employer – Article 14.03

When can I expect payment for a contract?

You are to be paid no later than 1 month after signing a contract. If you are experiencing delays in payment, please contact TRAC’s Grievance Officer ([email protected]).

Am I eligible for an insurance plan through TRAC?

Our members do not have coverage through their workplace. Students can access insurance plans through the the CSUGSA and Blue Cross (for international students).

I have a workplace issue. What can I do?

The first step is to contact TRAC ([email protected] OR [email protected]). They will take the time to listen and explain what options are available to you. Together, you would decide how to move forward with your case. This process is always free and confidential. Keeping us informed also helps us understand what is happening in the different workplaces at the University.

What is a grievance? 

A grievance is a formal complaint lodged by your Union against the University. The grievance may be generalized, referring to all workers rights (no payments are being issued, for example).They can also be individual grievances that affect only yourself. A grievance is carefully prepared to explain the current situation as well as what solutions the griever is seeking to settle the case. In the case of an individual grievance, the Grievance Officer and Union Representative will take the time to identify the damages and reparations requested. This process is always free and confidential.

When should I file a grievance?

A grievance must be filed no later than 20 business days after becoming aware of the problem or no later than 40 days after the incident has occured. You should file a grievance if you are not able to resolve an issue and wish to have the union intervene. It is always best to notify your Union of any workplace conflict, so that we can assess and assist if necessary. Keeping us informed also helps us understand what is happening in the different workplaces at the University, even if you do not wish to file a grievance.

Questions et réponses

Puis-je devenir auxiliaire d’enseignement (AE)? 

 

En règle générale, les postes d’AE sont offerts pour inciter à l’inscription aux études ou par le chef ou la cheffe de département, et on choisit leur titulaire parmi les étudiant(e)s qualifié(e)s qui ont posé leur candidature. Pour ce faire, il faut avoir de bons résultats scolaires et ne pas avoir été reconnu(e) coupable d’infraction selon les règles de l’Université. 

 

Les étudiant(e)s libres de 1er cycle ne sont pas admissibles en cas d’absence d’affiliation à un département. La plupart des postes d’AE sont gérés par les départements. 

 

Comment poser ma candidature comme AE ou AR?

 

D’abord, il faut présenter une demande écrite de la façon requise par le département, ainsi que son curriculum vitae (CV) à jour, et ce, au moins un (1) mois avant le début de la session. Les demandes tardives pourraient ne pas être examinées après la date limite de soumission de candidatures. 

 

À l’Université Concordia, chaque département doit afficher officiellement ses postes vacants au sein de ses unités, et ces annonces doivent être accessibles après l’octroi de postes à titre d’incitatif ou financés dans le cadre d’une subvention. On encourage les responsables à rendre accessibles les affichages avant le début de la période visée pour le poste à combler.  

L’affichage doit préciser le cours pour lequel le poste est offert ainsi que les qualifications requises. La période d’affichage doit être de 10 jours au moins. Si un poste d’auxiliaire devient disponible après le début de la session universitaire, le département peut décider d’afficher le poste ou de l’offrir à un étudiant ou une étudiante qui possède les qualifications requises et a posé sa candidature, tel qu’il est mentionné ci-dessus.   

 

La forme que prend l’affichage et la personne qui est choisie pour combler le poste peuvent varier à la discrétion du département. Le TRAC recommande fortement aux personnes désireuses de poser leur candidature de communiquer directement avec le département en question pour connaître les postes d’AE ou d’AR qui sont disponibles ou le deviendront.

 

On m’a offert un contrat de travail; que dois-je faire maintenant?

Avant de signer un contrat de travail

Si vous avez un contrat de travail, vous devez tout d’abord rencontrer sn superviseur ou sa superviseure afin de remplir et signer un formulaire de charge de travail. Sur ce dernier sont énumérées les tâches que vous devez accomplir dans le cadre de votre contrat ainsi que le nombre d’heures allouées pour ce faire. Une fois que vous et le ou la responsable de la supervision de votre travail avez convenu des détails devant figurer sur ce formulaire, il doit être signé par vous deux. Toute modification dudit formulaire nécessite un consentement signé de la part des deux parties. Après la signature du formulaire de charge de travail, les deux parties peuvent signer le contrat de travail. En vertu de l’article 16.07 de la convention collective applicable : « L’Employeur détermine les heure allouées à un contrat en tenant compte du temps de préparation, des heures de laboratoire, de bureau ou en salle de classe requises ainsi que du temps de correction nécessaire. »

 

Signature d’un contrat de travail 

Votre contrat de travail avec l’Université Concordia est contraignant sur le plan juridique. 

 

Les employés doivent accomplir les tâches convenues selon le formulaire de charge de travail, et ce, pendant toute la durée du contrat en question. Les tâches ne doivent pas être attribuées avant que le contrat de travail soit signé par l’étudiant ou l’étudiante, la personne qui la supervise et celle qui préside le département. En vertu de l’article 16.07, l’employeur, soit l’Université : « informe l’Employé(e) des heures allouées et des tâches à accomplir avant la signature du contrat. […] Tous les contrats doivent être signés avant que le travail ne commence. »

Assurez-vous de vérifier les dates de début et de fin du contrat. La personne chargée de la supervision de votre travail doit vous attribuer vos tâches pendant la durée du contrat. Vous n’avez pas à travailler après la fin de votre contrat. Une fois le contrat terminé, les heures de travail restantes sont considérées comme faites, et les personnes responsables de la supervision ne peuvent pas demander que des heures de travail restantes soient faites. Immédiatement après la signature du contrat, l’employé ou l’employée doit avoir accès à un formulaire d’adhésion syndicale du TRAC. 

On me demande de faire des heures supplémentaires; que devrais-je faire?

 

Vous devez faire tout votre travail dans le cadre de votre contrat et avez le droit de refuser de faire tout travail excédentaire. Si vous risquez d’utiliser toutes les heures allouées dans le cadre de votre contrat avant la fin de ce dernier et que vous souhaitez continuer à travailler, vous devez immédiatement en aviser l’employeur et demander de signer un nouveau contrat de travail pour les heures de travail excédentaires nécessaires. Le TRAC encourage vivement ses membres à consigner leurs heures de travail dans la colonne du formulaire prévue à cette fin, afin qu’il y ait une preuve écrite à l’appui, et à être en contact régulier avec l’employeur pendant la durée de votre contrat. Au besoin, ces détails inscrits pourront montrer la nécessité d’un nouveau contrat.

 

Vous ne devez pas continuer à travailler si nous n’avez pas de nouveau contrat. Si on fait pression sur vous pour que vous travailliez sans contrat, veuillez contacter l’agent ou l’agente des griefs du TRAC (<[email protected]>).

 

Quelle différence entre un ou une auxiliaire d’enseignement et un correcteur ou une correctrice?

 

Les tâches d’un ou d’une auxiliaire d’enseignement (AE) peuvent comprendre la tenue de présentations en classe, de démonstrations en laboratoire, de discussions, de l’attribution ou de la correction de travaux, de la présence lors de plages horaires de disponibilité et d’échanges avec les étudiants et étudiantes par courriel. Ceux et celles qui font de la correction doivent le faire sous la direction du professeur ou de la professeure. Il leur faut parfois envoyer des courriels ou faire des heures de bureau, mais les contacts avec les étudiants et étudiantes sont minimaux.  

 

À l’heure actuelle, l’employeur (Université Concordia) a une politique selon laquelle si plus de 10 % des tâches d’un ou d’une AE sont de la correction, celles-ci peuvent faire l’objet d’un contrat distinct. Les AE peuvent donc devoir signer un contrat supplémentaire pour leurs tâches de correction, qui seront payées selon le taux horaire établis pour ces tâches (article 16.06 : « Les tâches de corrections peuvent faire l’objet de contrats distincts […] »). 

 

Comment devenir membre du syndicat?

 

Après la signature de leur contrat, les AE, les AR ainsi que les correcteurs et les correctrices ont accès à un formulaire d’adhésion syndicale. Une fois dûment rempli, ce formulaire doit être envoyé au syndicat. Alors, l’employé(e) peut se considérer comme membre en règle du syndicat, et ce, pendant 365 jours. Si l’employé(e) refuse de remplir le formulaire d’adhésion syndicale, il ou elle est quand même membre du syndicat et a droit aux services du TRAC. Toutefois, comme dans un tel cas il ne s’agit pas d’un(e) membre « actif ou active », la personne n’a pas le droit de voter lors d’assemblées générales ou d’élections. Les membres du TRAC ont l’obligation d’acquitter les cotisations syndicales, qui représentent 1,7 % du salaire. Le fait de ne pas signer le formulaire d’adhésion syndicale ne dégage pas de cette obligation, conformément à la formule Rand (élément du droit du travail canadien). Le TRAC encourage ses membres à signer le formulaire d’adhésion syndicale pour pouvoir prendre une part active aux activités de leur syndicat. Par-dessus tout, la participation démocratique, la transparence et la responsabilisation sont les bases de la bonne santé d’un syndicat.     

Pendant la durée du contrat 

 

Le TRAC recommande fortement la consignation de toutes les heures de travail et leur communication à l’employeur. Un espace est prévu à cette fin dans le formulaire fourni ici. Le suivi de vos heures de travail permet de s’assurer que le travail est fait dans le temps alloué d’avance dans le cadre du contrat, selon votre formulaire de charge de travail. L’employé(e) dont les heures de travail ne correspondent pas à ce qui figure sur son formulaire de charge de travail (par exemple si le nombre maximal d’heures allouées est atteint avant la fin du contrat) doit contacter son ou sa responsable de cours afin que son formulaire de charge de travail soit révisé. Si des heures supplémentaires sont allouées dans le cadre d’une telle révision, un nouveau contrat de travail doit être signé. Les membres du TRAC ne sont pas payé(e)s en fonction de feuilles de temps.   

Puis-je prendre congé?

 

Oui, vous pouvez demander un congé. Différents types de congés ou d’absences sont prévus par la convention collective, par exemple les congés pour se rendre à une conférence ou se préparer à un examen général de synthèse. 

Absences autorisées

 

Les membres du TRAC sont admissibles aux congés prévus à l’article 20 de la convention collective applicable.

Congé pour raisons de formation  

 

L’employé(e) qui, à la demande de son ou sa responsable, doit participer à une conférence peut se voir accorder un congé sans solde pour ce faire. Le congé est payé si, par entente avec le ou la responsable du cours, il est possible de réaménager le travail.

  

Nos membres peuvent, au moins deux semaines d’avance, demander un congé pour se préparer à un examen général de synthèse ou à la soutenance d’une proposition de thèse, d’une thèse ou d’un rapport de recherche faite dans le cadre de leurs études. Sous réserve d’une entente avec le ou la responsable du cours, ledit congé peut être accordé sans solde pour un maximum d’une (1) semaine. Si, par entente avec le ou la responsable du cours, il est possible de réaménager le travail, le congé est payé.

 

Congé pour la naissance ou l’adoption d’un enfant                                                                      

 

Nos membres peuvent s’absenter du travail durant cinq (5) jours à l’occasion de la naissance de leur enfant, de l’adoption d’un enfant ou d’un arrêt de grossesse survenant durant ou après la vingtième (20e) semaine de grossesse. Les deux (2) premiers jours d’absence sont sans perte de salaire si le ou la membre compte soixante (60) jours de service continu. 

 

Les membres doivent aviser de leur absence le ou la responsable du cours, dès que possible. 

 

Congé parental ou congé pour adoption, maternité ou paternité 

 

L’employeur doit respecter la Loi sur les normes du travail du Québec pour toute question concernant les congés d’adoption, de maternité ou de paternité ou bien les congés parentaux (voir : <https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr>).

 

Congé de deuil

 

Advenant le décès de son conjoint ou de sa conjointe, de son enfant ou de l’enfant de son conjoint ou sa conjointe, de sa mère, de son père, d’un frère ou d’une sœur, le ou la membre peut s’absenter jusqu’à cinq (5) jours consécutifs, dont un jour sans perte de salaire. 

 

Si le ou la membre doit aller à l’extérieur du Québec, il ou elle peut s’absenter pour une période plus longue après entente avec son ou sa responsable de cours.

 

Nos membres peuvent prendre un congé sans solde d’un (1) jour lors du décès ou des funérailles d’un gendre ou d’une bru, d’un de ses grands-parents ou petits-enfants, ou bien du père, de la mère, d’un frère ou d’une sœur de son conjoint ou de sa conjointe. 

Congé pour fonctions judiciaires

 

Les membres peuvent se faire accorder un congé sans solde pour servir de juré. 

Si mon contrat est annulé ou bien qu’on me congédie ou me renvoie; quels sont mes droits?

 

Résiliation ou annulation de contrat

 

L’article 16.09 de la convention collective en vigueur pour les AE et les AR prévoit que : « Lorsque l’Employeur résilie ou annule un contrat, pour une raison administrative, il peut, à sa discrétion, soit offrir à l’employé(e) un poste équivalent […] soit lui payer quinze pourcent [sic] (15 %) […] » de son salaire hebdomadaire en guise de préavis, et précise que, le cas échéant, l’employé(e) « ne peut refuser […] ». En cas de résiliation ou d’annulation de contrat, assurez-vous de contacter l’agent(e) des griefs du TRAC (<[email protected]>), car la « raison administrative » peut devoir être clarifiée.

 

Congédiement ou mesure disciplinaire

 

Un ou une employé(e) ne peut pas être renvoyé(e) ou congédié(e) sans avoir reçu au préalable un avertissement verbal et un avertissement écrit. L’employé(e) qui doit se présenter à une audience disciplinaire peut se faire accompagner par son ou sa représentant(e) syndical(e) (passage inspiré des articles 15.02 et 15.03 de la convention en question).

 

Aucune mesure disciplinaire ne peut être imposée sans cause juste ou suffisante, et le fardeau de la preuve incombe à l’employeur (voir l’article 15.01 de la convention collective applicable).

Quand puis-je m’attendre à un paiement pour mon travail dans le cadre d’un contrat? 

 

Vous devez recevoir un paiement au plus tard un mois après la signature du contrat. Si on tarde à vous payer, veuillez contacter l’agent(e) des griefs du TRAC ([email protected]).

Puis-je participer à un régime d’assurance par l’entremise du TRAC?

 

À l’heure actuelle, nos membres ne peuvent pas bénéficier de la couverture d’un assureur par l’entremise de leur employeur. Les étudiant(e)s peuvent participer au régime d’assurance de leur association étudiante CSU ou GSA de Concordia ou s’assurer auprès de la Croix-Bleue (étudiants et étudiantes de l’international).

J’ai un problème au travail; que puis-je faire?

 

La première étape consiste à communiquer avec le TRAC (<[email protected]> OU <[email protected]>). On prendra le temps de vous écouter, puis de vous expliquer les options qui s’offrent à vous. Avec l’aide du TRAC, vous pourrez décider de la marche à suivre dans votre dossier. Le processus est toujours gratuit et confidentiel. En nous tenant au courant, vous nous aidez à comprendre ce qui se passe dans les différents milieux de travail de l’Université.

Qu’est-ce qu’un grief? 

 

Un grief est une plainte officielle formulée par votre syndicat à l’encontre de l’Université. Il peut s’agir d’un grief collectif, qui concerne l’ensemble des personnes salariées et leurs droits (par exemple si aucun paiement n’est fait) ou bien d’un grief individuel, qui ne concerne que vous. Les griefs sont toujours préparés soigneusement afin que soient bien expliquées la situation posant problème et les solutions recherchées. S’il s’agit d’un grief individuel, l’agent(e) des griefs et le ou la représentant(e) du syndicat prendront le temps de déterminer les dommages-intérêts et l’indemnisation à réclamer. Le processus est toujours gratuit et confidentiel. 

Quand présenter un grief? 

 

Un grief doit être déposé au plus tard 20 jours ouvrables après la prise de connaissance d’un problème, ou au plus tard 40 jours après la survenue de l’incident donnant lieu au grief. Vous devriez soumettre un grief si nous ne pouvez pas régler un problème et voulez que votre syndicat intervienne. Il est toujours mieux d’aviser votre syndicat en cas de problème au travail, pour qu’il puisse évaluer la situation et vous aider, au besoin. Même si vous ne voulez pas présenter de grief, en tenant informé votre syndicat vous nous aidez à comprendre ce qui se passe dans les divers milieux de travail de l’Université.

    The Teaching and Research Assistants at Concordia (TRAC) is a labour union local comprising the teaching assistants and research assistants at Concordia University in Montreal, Quebéc.

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